YLSY – Resmi burslu öğrenci işlemleri rehberi
(İmzalı Belge Talepleri, Kabul Belgesi İşlemleri, Yurt Dışına Çıkış için Yapılması Gerekenler, Bütçe Randevusu İşlemleri, İlk İki Aylık Yurt Dışı Avans Bursu İşlemleri, Harçsız Pasaport İşlemleri ve Geri Ödeme İşlemleri)
Dikkat! REBUS’taki iletişim bilgilerinin öğrenciler tarafından güncel tutulması zorunludur. Bakanlığımız gerekli durumlarda REBUS’ta kayıtlı iletişim bilgilerini kullanarak öğrencilerle iletişim kurmaktadır. REBUS’taki iletişim bilgilerinin güncel tutulmamasından doğacak sonuçlardan öğrenciler sorumlu olacaktır.
Ülkemizin yetişmiş insan kaynağı ihtiyacının karşılanması amacıyla 1416 sayılı Kanun kapsamında Bakanlığımız tarafından verilen burs ile yurt dışında lisansüstü öğrenim görmeye hak kazanan öğrencilerin işlemleri Resmî Burslu Öğrenci Sistemi (REBUS) üzerinden yapılmaktadır.
REBUS üzerinden yapılacak işlemler ile öğrencilerin yurt dışına çıkış işlemleriyle ilgili hususlar aşağıda belirtilmektedir. Öğrencilerin bu konularda azami hassasiyet göstermeleri gerekmekte olup işlemlerin yapılmaması ya da işlemlerin, işlem sırasına uygun olarak yapılmamasından doğacak sonuçlardan öğrenciler sorumlu olacaktır.
A. İMZALI EVRAK TALEPLERİİmzalı evrak talepleri REBUS --> Öğrenci Modülü --> Başvuru İşlemleri --> İmzalı Evrak Talebi modülünden yapılabilmektedir. Bu modülden öğrenci belgesi, sponsorluk (finans) belgesi, harçsız pasaport alım yazısı ve hasta sevk yazısı talep edilebilmektedir.
REBUS üzerinden talep edilen belgelerin hazırlanma ve onay aşamalarında öğrencilerin sistemde kayıtlı e-posta adreslerine bilgilendirme yapılmaktadır. Belge talepleri, talep tarihi ve saati önceliğine göre değerlendirmeye alınmakta ve REBUS dışında farklı bir sistemde hazırlanıp REBUS’a yüklenmektedir.
Hasta sevk yazısı hariç olmak üzere her belge türü için 3 (üç) aylık dönemler içerisinde sadece 1 (bir) defa talep kabul edilecek olup sisteme yüklenen elektronik imzalı belge ihtiyaç hâlinde öğrenciler tarafından REBUS’tan tekrar tekrar çıktı alınabilecektir. Dilekçe vb. yollarla Bakanlığımıza ulaşan talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.
Günlük imzalı evrak talebi kotası tüm öğrenciler için 25 (yirmi beş) olarak belirlenmiş olup bir günde en fazla 25 (yirmi beş) öğrencinin evrak talebi değerlendirmeye alınacaktır. Kota dolduktan sonra öğrenciler imzalı evrak talebi oluşturmak için bir sonraki günü bekleyeceklerdir.
Belge talepleri, oluşturulma tarihi ve saati önceliğine göre işleme alınmaktadır. İşlemlerde aksamalar yaşanmaması için işlemlerin sistemden takip edilmesi ve farklı iletişim kanallarından Bakanlık personelinin meşgul edilmemesi gerekmektedir.
Bakanlığımızca hazırlanarak sisteme yüklenen belgelerin görüntülenmesi ve çıktılarının alınabilmesi için aşağıdaki linkte belirtilen işlem basamakları takip edilecektir.
http://evraksorgu.meb.gov.tr/kaynaklar/rebusevrakgoruntulemeyardim.pdf
Öğrenci Belgesi: Bu belge 3 (üç) aylık dönemde sadece 1 (bir) defa talep edebilirsiniz. 1416 sayılı Kanun kapsamında resmî burslu öğrenci olduğunuzu gösterir ve yurt içinde çeşitli ihtiyaçlar için kullanabileceğiniz bu belge Türkçe düzenlenir ve yurt içinde geçerlidir. Talebiniz üzerine hazırlanıp sisteme yüklenen elektronik imzalı belgeyi istediğiniz zaman REBUS´tan tekrar çıktı alabilirsiniz.
Harçsız Pasaport Alım Yazısı: Bu belge Türkçe düzenlenir ve yurt içinde geçerlidir. Pasaport harcı ödemeden pasaport alabilmeniz amacıyla hazırlanmaktadır. Harçsız pasaport süreleri Maliye Bakanlığı tarafından genellikle “2 (iki) yıla kadar” olarak belirlendiğinden, bu belgenin yurt dışına çıkış aşamasında talep edilmesi ve pasaport işlemlerinin bu süreçte başlatılması öğrencilerin faydasına olacaktır.
Sponsorluk (Finans) Belgesi [Dil Eğitimi]: Bu belgeyi 3 (üç) aylık dönemde sadece 1 (bir) defa talep edebilirsiniz. Bu belge yurt dışında göreceğiniz dil eğitimi ve vize görüşmeleri için gereklidir. İngiltere, ABD ve Almanya´da yurt dışı dil kursuna katılacak öğrencilerin kabul belgeleri yurt dışı temsilciliklerimiz tarafından alınacağından bu ülkelerde dil kursu görecek öğrenciler bu belgeyi sadece vize görüşmeleri için talep etmelidir. Talebiniz üzerine hazırlanıp sisteme yüklenen elektronik imzalı belgeyi istediğiniz zaman REBUS´tan tekrar çıktı alabilirsiniz.
Sponsorluk (Finans) Belgesi [Esas Öğrenim]: Bu belgeyi 3 (üç) aylık dönemde sadece 1 (bir) defa talep edebilirsiniz. Yurt dışında esas öğrenim için kabul başvurularında ve yurt dışında çeşitli durumlarda kullanabileceğiniz bu belgeyi esas öğrenim için gerekli işlemlere başlayacağınız zaman talep ediniz. Talebiniz üzerine hazırlanıp sisteme yüklenen elektronik imzalı belgeyi istediğiniz zaman REBUS´tan tekrar çıktı alabilirsiniz.
B. KABUL BELGESİ İŞLEMLERİYurt dışına çıkış işlemlerinin başlatılabilmesi için kabul belgelerinin yurt dışına çıkış tarihinden en az (iki) ay önceden öğrenciler tarafından REBUS’a yüklenmesi gerekmektedir. Kabul belgeleri REBUS --> Öğrenci Modülü --> Başvuru İşlemleri --> Kabul Belgesi İşlemleri modülünden pdf formatında sisteme yüklenebilmektedir. Dilekçe vb. yollarla Bakanlığımıza ulaşan belgeler değerlendirmeye alınmayacaktır.
“İlk 500 (beş yüz) Üniversite Şartı” bulunan ABD, Almanya, Avustralya, Avusturya, Belçika, Brezilya, Çin, Danimarka, Finlandiya, Fransa, Güney Afrika, Güney Kore, Hong Kong, Hollanda, İngiltere, İran, İrlanda, İskoçya, İspanya, İsrail, İsveç, İsviçre, İtalya, Japonya, Kanada, Norveç, Polonya, Portekiz, Singapur, Yeni Zelanda ve Yunanistan’dan YÜKSEK LİSANS veya DOKTORA kabulü alan öğrencilerin; kabul aldıkları üniversitelerin dünya üniversite sıralamalarının herhangi birinde [Times Higher Education, Academic Ranking of World Universities (Shanghai), QS World University Rankings-Top Universities ve University Ranking by Academic Performance (URAP)] son 3 (üç) yıl içerisinde genel veya alan bazında ilk 500 (beş yüz) içerisinde olduğunu gösteren linki ilgili internet sitesinden kopyalayıp Kabul Belgesi İşlemeleri modülünde yer alan “İlk 500 Gösterir İnternet Adresi” kısmına yapıştırmaları gerekmektedir. Bu işlemi yapmayan öğrencilerin kabul belgelerini yüklemelerine sistem izin vermeyecektir. Hatalı link girişi yaparak yükleme işlemini tamamlayan öğrencilerin kabul belgeleri onaylanmayacaktır.
ABD´den alınacak kabul belgelerinin DS-2019 belgeleriyle birlikte TEK PDF DOSYASI şeklinde sisteme yüklenmesi gerekmektedir.
Kabul belgesi onaylanan öğrencilerin, yurt dışında öğrenime başladıktan sonra gönderecekleri öğrenim planlarının Bakanlığımızca onaylanabilmesi için öğrenim planında belirtilen derslerin öğrencilerin yerleştikleri alanla uyumlu olması gerekmektedir. Kabul belgesi alınırken programın içeriğinin YLSY kapsamında yerleşilen alanla uyumu göz önünde bulundurulmalıdır. YLSY kapsamında yerleşilen alan ile ilgili uyumluluk göstermeyen alanlardan alınan kabullerin sorumluluğu öğrenciye aittir. Kabul belgelerinde içeriğinde tereddüt yaşayan öğrenciler 0312 413 1464 ve 0312 413 3766 numaralı telefonları arayabilirler.
İşlemlerde aksamalar yaşanmaması için işlemlerin sistemden takip edilmesi gerekmektedir.
Kabul belgesi yüklenirken, kabul alınan okul REBUS´ta tanımlı değilse, okulun tam ismi ve okulun hangi tür okul olduğu (dil okulu ya da üniversite) belirtilerek rebus@meb.gov.tr adresine gerekli bilgilendirme yapılmalıdır.
C. YURT DIŞINA ÇIKIŞ İÇİN YAPILACAK İŞLEMLERİN SIRASIÖğrencilerin yurt dışına çıkış işlemlerinin tamamlanabilmesi için aşağıdaki işlemlerin, işlem sırasına uygun olarak eksiksiz yapılması gerekmektedir:
1. Bir Önceki Öğrenime İlişkin Mezuniyet İşlemlerinin Bakanlıkça REBUS’a İşlenmesi
2. Kabul Belgesinin Öğrenciler Tarafından REBUS’a Yüklenmesi
3. Kabul Belgesinin Bakanlıkça REBUS Üzerinden Onaylanması
4. Öğrenim Aşamasının Bakanlıkça REBUS’a Girilmesi
5. Askerlik İşlemleri (Erkek öğrenciler için)
6. Vize Görüşmesi
7. REBUS’tan Bütçe Randevusu Alınması (İlk İki Aylık Yurt Dışı Avans Bursu)
- Askerlik İşlemleri (Yurt dışına çıkış işlemlerinde aksamalar yaşanmaması için bu
İşlemlerin son günlere bırakılmaması önem arz etmektedir.)
- Uçak Bileti İşlemleri
- Uçuş Tarihi
- Randevu Tarihi
1. Aşama: (Varsa) Bir Önceki Öğrenime İlişkin Mezuniyet İşlemlerinin Bakanlıkça REBUS’a İşlenmesi (YLSY kapsamında yurt içi dil, yurt dışı dil ya da yüksek lisans eğitimi)
Yurt dışına çıkış işlemlerinin başlatılabilmesi ve bütçe randevusu alınabilmesi için bir önceki eğitiminize ilişkin (YLSY kapsamındaki yurt içi dil, yurt dışı dil ya da yüksek lisans) mezuniyet işlemlerinin tamamlanmış olması gerekmektedir.
Bir önceki eğitiminiz yurt içi dil eğitimi ise bu eğitimi tamamladığınıza / ayrıldığınıza ilişkin dilekçenizin Bakanlığımıza ulaşmış ve mezuniyet bilgilerinizin Bakanlıkça REBUS’a işlenmiş olması gerekmektedir.
Bir önceki eğitiminiz yurt dışı dil ya da yüksek lisans eğitimi ise mezuniyet belgeniz ve dilekçenizin yurt dışı temsilciliklerimiz aracılığıyla Bakanlığımıza ulaştırılmış olması ve mezuniyet bilgilerinizin Bakanlıkça REBUS’a işlenmiş olması gerekmektedir. (Yurt dışı temsilciliklerimizin bulunmadığı ülkelerde öğrenim gören öğrencilerin, mezuniyet belgeleri ve dilekçeleri öğrenci tarafından doğrudan Bakanlığımıza ulaştırılacaktır.)
Gerekli belgeler Bakanlığımıza ulaştırıldıktan sonra işlemlerde aksamalar yaşanmaması için işlemlerin sistemden takip edilmesi ve farklı iletişim kanallarından Bakanlık personelinin meşgul edilmemesi gerekmektedir.
Dikkat! Bu aşama tamamlanmadan kabul belgesi REBUS’a yüklenmiş olsa bile “öğrenim aşaması girişi” yapılamayacağından bütçe randevusu alınması mümkün olmayacaktır.
2. Aşama: Kabul Belgesinin Öğrenciler Tarafından REBUS’a Yüklenmesi
Öğrencilerin yurt dışına çıkış işlemlerinin başlatılabilmesi için yurt dışı dil öğrenimi ya da esas öğrenim (yüksek lisans veya doktora) kabul belgelerinin öğrenciler tarafından REBUS --> Öğrenci Modülü --> Başvuru İşlemleri --> Kabul Belgesi İşlemleri modülünden sisteme yüklenmesi gerekmektedir. Bu işlemin yapılmamasından doğacak sonuçlardan öğrencilerimiz sorumlu olacaktır. (Bkz. Kabul Belgesi İşlemleri)
3. Aşama: Kabul Belgesinin Bakanlıkça REBUS Üzerinden Onaylanması
Öğrenci tarafından REBUS’a yüklenen kabul belgesinin Bakanlığımızca sistem üzerinden onaylanması gerekmektedir. Kabul belgeleri sisteme yüklenme önceliğine göre detaylı bir inceleme ve araştırma sürecinden sonra onaylanmaktadır, bu süreç zaman alabilmektedir. Bu durumun göz önünde bulundurularak planlamanın yapılması, kabul belgelerinin sisteme zamanında yüklenmesi, işlemlerde aksamalar yaşanmaması için işlemlerin sistemden takip edilmesi ve farklı iletişim kanallarından Bakanlık personelinin meşgul edilmemesi gerekmektedir.
4. Aşama: Öğrenim Aşamasının Bakanlıkça REBUS’a Girilmesi
Kabul belgeleri Bakanlığımızca onaylandıktan sonra öğrenim aşamaları ve ilgili bilgiler Bakanlık personeli tarafından REBUS’a girilecektir. İşlemlerde aksamalar yaşanmaması için işlemlerin sistemden takip edilmesi ve farklı iletişim kanallarından Bakanlık personelinin meşgul edilmemesi gerekmektedir.
5. Aşama: Askerlik İşlemleri (Erkek Öğrenciler İçin)
Lisans mezuniyeti kaynaklı askerlik sevk tehiri (36. madde) hariç olmak üzere varsa diğer sevk tehirlerin iptal edilip, alınacak güncel tarihli askerlik durum belgesinin Bakanlığımıza ibraz edilmesi gerekmektedir. (Bu işlemler zaman alabilmektedir. Yurt dışına çıkış işlemlerinde aksamalar yaşanmaması için askerlik işlemlerinin son günlere bırakılmaması önem arz etmektedir.)
6. Aşama: Vize Görüşmesi
Kabul belgesi Bakanlığımızca REBUS üzerinden onaylanan öğrenciler, vize görüşmesi işlemlerini başlatabilirler.
7. Aşama: REBUS’tan Bütçe Randevusu Alınması (İlk İki Aylık Yurt Dışı Avans Bursu)
Bütçe randevusu sadece REBUS üzerinden alınabilecektir. Bütçe randevusu işlemleri için REBUS --> Öğrenci Modülü --> Başvuru İşlemleri --> Bütçe Randevu Talebi modülünden yapılmaktadır. Randevu alınabilmesi için aşağıdaki işlem basamaklarının takip edilmesi ve her bir işlem basamağı için tanımlı işlemlerin eksiksiz olarak yapılması gerekmektedir. Herhangi bir aşamada yapılacak işlemler eksik bırakılırsa öğrenciler bütçe randevusu alamayacaktır.
Bütçe Randevusu alınabilmesi için (varsa) bir önceki öğrenime ilişkin mezuniyet bilgilerinin Bakanlıkça REBUS’a işlenmesi, kabul belgesinin öğrenciler tarafında REBUS’a yüklenmesi, kabul belgesinin Bakanlıkça REBUS üzerinden onaylanması, öğrenim aşamasının Bakanlıkça REBUS’a girilmesi ve vize görüşmesinden sonra aşağıdaki işlemlerin tamamlanması gerekmektedir:
a. Askerlik İşlemleri (Erkek öğrenciler): Lisans mezuniyeti kaynaklı askerlik sevk tehiri (36. madde) hariç olmak üzere varsa diğer sevk tehirlerin iptal edilip, alınacak güncel tarihli askerlik durum belgesinin Bakanlığımıza ibraz edilmesi gerekmektedir. (Bu işlemler zaman alabilmektedir. Yurt dışına çıkış işlemlerinde aksamalar yaşanmaması için askerlik işlemlerinin son günlere bırakılmaması önem arz etmektedir.)
b. Uçak Bileti İşlemleri: Kabul belgesi REBUS üzerinden Bakanlığımızca onaylanan ve vize görüşmeleri olumlu geçen öğrencilerin uçak biletlerini öncelikle kendi imkânlarıyla almaları, mümkün olmaması durumunda ise 0312 413 1647 numaralı hattı arayarak uçak bileti işlemlerini başlatmaları gerekmektedir.
Uçak biletlerinin doğrudan satın alınması yerine öncelikle rezerve edilmesi tavsiye edilir. Bilindiği üzere her öğrenim aşaması (yurt dışı dil, yüksek lisans, doktora) için gidiş ve dönüş uçak bileti Bakanlığımızca karşılanmaktadır. Vize işlemlerinde yaşanabilecek gecikmeler veya herhangi bir gerekçeyle yurt dışına çıkış işlemlerinde aksamalar yaşandığı takdirde öğrenciler, söz konusu öğrenim aşaması için gidiş bileti haklarını kullanmış sayılacak ve bu öğrencilere ikinci bir uçak bileti alınmayacaktır. Bu durumdaki öğrenciler uçak biletlerini kendi imkânlarıyla alacaklardır.
c. Uçuş Tarihi: Uçuş tarihi öğrenciler tarafından REBUS --> Öğrenci Modülü --> Başvuru İşlemleri --> Bütçe Randevu Talebi modülünden sisteme girilecektir (Uçuş tarihi bölümüne bileti üzerinde yazan tarih girilecektir.).
d. Randevu Tarihi: Randevu tarihi uçuş tarihinden önceki 7. ve 11. gün içerisinde alınabilir. Örneğin uçuş tarihi 20.06.2016 olan bir öğrenci bütçe randevusunu 09.06.2016 ve 13.06.2016 tarihleri arasında alabilir. Bütçe randevusunda sorun yaşayan öğrenciler 0312 413 3774 numaralı hattı arayabilirler. Bir günde en fazla 15 öğrenciye bütçe randevusu verilecektir. Günlük kota dolduktan sonra geriye kalan günlerden birinin seçilmesi gerekmektedir. Bütçe randevusu alınmadan kesinlikle işlem yapılmayacaktır. Bütçe randevusu sadece REBUS üzerinden alınacak olup randevu için önkoşul niteliğindeki diğer işlemlerin zamanında yapılması, işlemlerde aksamalar yaşanmaması için işlemlerin sistemden takip edilmesi ve farklı iletişim kanallarından Bakanlık personelinin meşgul edilmemesi gerekmektedir.
Bütçe randevusu verilen öğrenciler için Bakanlıkça öğrenci tanıma belgesi hazırlanır. Bu belge için ayrıca randevu alınmasına gerek yoktur.
D. İLK İKİ AYLIK YURT DIŞI AVANS BURSUNUN ÖDENMESİ Bütçe randevusuna gelip Bakanlığımızdaki işlemlerini tamamlayan öğrencilerin ilk iki aylık yurt dışı avans bursu, Bakanlığımızca verilen belgelere dayalı olarak aynı gün içerisinde Merkez Bankası tarafından öğrencilere elden ödenmektedir. Ödeme işlemlerinde aksamalar yaşanmaması için öğrencilerin en geç sabah 10.30´a kadar Bakanlığımızda hazır bulunmaları faydalarına olacaktır. Aksi takdirde iki aylık yurt dışı avans bursunu aynı gün içinde almaları mümkün olmayacaktur.
E. HARÇSIZ PASAPORT İŞLEMLERİYurt dışına çıkış aşamasında olan öğrenciler REBUS’tan harçsız pasaport alım yazısı talebinde bulunarak işlemlerini başlatabilirler. Bu belge REBUS’tan alındıktan sonra;
1. Harçsız pasaport alım yazısı ile vergi dairelerine gidilir,
2.Vergi dairelerindeki işlemler tamamlandıktan sonra pasaport defter bedeli öğrenci tarafından bankaya ödenir, (Pasaport defter bedeli banka onaylı dekont ibrazıyla Bakanlığımızca geri ödenmektedir.)
3. Emniyet müdürlüklerinin pasaport birimleri aracılığıyla işlemler tamamlanır.
Not: Pasaportların harç muafiyeti süreleri Maliye Bakanlığı tarafından genellikle 2 (iki) yıla kadar olarak değerlendirildiğinden, bu belgenin yurt dışına çıkış aşamasında talep edilmesi ve pasaport işlemlerinin bu süreçte başlatılması öğrencilerin faydasına olacaktır. Vergi dairelerinin harç muafiyeti tanıdığı sürelerden daha uzun süreli pasaport çıkarılması hâlinde harç bedeli öğrenciler tarafından ödenecektir. Bakanlığımızca harç bedeli adı altında herhangi bir geri ödeme yapılmamaktadır. Harçsız pasaport işlemlerinin yurt dışına çıkış döneminde başlatılması öğrencilerin faydasına olacaktır.
F. GERİ ÖDEME İŞLEMLERİÖğrenciler tarafından yapılan vize, sınav, üniversite başvuru vb. harcamaların geri ödemesinin Bakanlığımızca yapılabilmesi için geri ödeme dilekçesi ve gerekli belgelerin (Öğrenci adına düzenlenmiş banka dekontu, öğrenci adına düzenlenmiş banka onaylı kredi kartı ekstresi, şirket onaylı fatura veya makbuz; öğrenci adına anne, baba veya eşin hesabından öğrenci adına ek kartın banka onaylı ekstresi) “T.C. Millî Eğitim Bakanlığı Yükseköğretim ve Yurt Dışı Eğitim Genel Müdürlüğü, Bakanlık Merkez Bina 6.Kat C Blok 06648 Bakanlıklar/ANKARA” adresine ulaştırılması gerekmektedir. Geri ödeme işlemleri için 0312 413 1638 – 0312 413 1635 numaralı hatlardan bilgi alınabilir. Ödemelerle ilgili diğer hususlar için Resmî Burslu Öğrencilerin Ödemeleri Hakkında Tebliğ
(http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2015/05/20150502-6.htm) incelenmelidir.
Girilen yabancı dil sınavlarına ilişkin geri ödemelerin yapılabilmesi için geri ödeme dilekçesi ve ilgili diğer belgelerin (Öğrenci adına düzenlenmiş banka dekontu, öğrenci adına düzenlenmiş banka onaylı kredi kartı ekstresi, şirket onaylı fatura veya makbuz; öğrenci adına anne, baba veya eşin hesabından öğrenci adına ek kartın banka onaylı ekstresi) Bakanlığımıza ibraz edilmesi zorunludur. Geri ödemesi yapılan sınavın Sonuç Belgesinin daha sonda Bakanlığımıza ibraz edilmesi zorunludur.
Dikkat! Haklarında tazminat süreci başlatılmış olan öğrencilerin geri ödeme talepleri işleme konulmayacaktır.
Not: 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’na göre henüz yurt dışına çıkmamış öğrencilerin yurt içindeki sağlık giderleri genel sağlık sigortası kapsamında değerlendirilmekte olup öğrencilerin yurt içinde yaptıkları tüm sağlık harcamaları kendileri tarafından karşılanacaktır. Sağlık giderlerinin Bakanlığımızca karşılanabilmesi için öğrencilerin yurt dışına çıkmış olmaları gerekmektedir.
